Departure control

1. TUJUAN
Memberikan panduan tentang proses aktivitas yang harus dilakukan oleh departure control dalam menjalankan fungsinya sehingga terjalin koordinasi antar fungsi yang baik dan benar.

2. LINGKUP
Berlaku untuk seluruh personil yang bertugas menjalankan fungsi sebagai Departure Control.

3. REFERENSI :
3.1 Airport Handling Manual ( IATA ) 1998
3.2 Aircraft Handling Manual

4. TANGGUNG JAWAB
4.1 Manager Operasi, Kadin Apron terkait (sesuai dengan Struktur Organisasi Cabang) bertanggung jawab atas terjaminnya pelaksanaan aktivitas departure control sesuai dengan aturan di wilayah bandara yang menjadi tanggung jawabnya.
4.2 Setiap personil Departure Control wajib dan bertanggung jawab untuk menjalankan satiap aktivitas yang ada didalam panduan ini.

5. PROSEDUR :
Umum
5.1 Mengkoordinasikan, menghubungi dan menginformasikan kepada seluruh unit/bagian terkait, yang kegiatannya berhubungan dengan jadwal keberangkatan dan kedatangan pesawat.
5.2 Mempersiapkan dan menginformasikan kepada seluruh pihak ketiga (Pertamina, Cleaning Services, Airport Authority, Custom, Imigrasi, Karantina, Bagian transportasi, dll) yang kegiatannya berhubungan dengan Operasional Airlines dan jadwal keberangkatan / kedatangan pesawat.
5.3 Mengadakan kerjasama dan koordinasi dengan Airlines dalam kegiatan-kegiatan harian untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sehingga customer satisfaction dapat tercapai.
5.4 Melaksanakan kegiatan operasional sesuai dengan peraturan-peraturan yang tertuang pada :
a. C.A.S.R. Rule
a. I C.A.0. Regulation
b. I.A.T.A. Regulation
c. Company Manual
d. Airlines Manual (Station Manual, Service Manual, dll)
e. Airport Local Regulation
f. Service Delivery Standard
5.5 Menyediakan bantuan yang sesuai kebutuhan Airlines Crew (Cockpit dan Cabin) dan pilhak ketiga, menyangkut kegiatan operasional Airlines.
5.6 Mengadakan pertemuan secara berkala antara Airlines dan Gapura mengenai kegiatan operasional.
5.7 Memastikan bahwa form-form yang ditentukan senantiasa tersedia, dan selalu mangikuti aturan seperti yang tertuang pada manual.

Aktivitas
5.8 Mempersiapkan dan memeriksa schedule penerbangan sesuai dengan “Daily Log Aircraft Schedule”
a. Flight Numbers
b. Aircraft Registration
c. Aircraft Type
d. Aircraft Rotation
e. Aircraft Parking Position
f. Crew Rotation
g. Departure & Arrival Time
5.9 Segera mengambil tindakan berikut melaporkan ke unit terkait apabila terjadi perubahan jadwal keberangkatan atau kedatangan, rotasi, penanganan khusus, serta melaporkan ke Airlines, terkait dengan :
a. GSE  pelayanan pesawat
b. Catering  perubahan makanan jilka diperlukan
c. Fuel Truck  Penambahan fuel jika diperlukan
d. Crew Control  perubahan crew jika diperlukan
e. Flight Dispatcher  perubahan flight plan jika diperlukan
f. Passenger Service  perubahan penumpang jika terjadi
g. Cargo Departure  perubahan cargo jika diperlukan
h. Load Control  perubahan weight & balance jika diperlukan
i. Load Master  perubahan loading/unloading jika diperlukan
j. Ramp Handling  memonitor dan menangani semua kegiatan
k. AMC/ACC/ATC  perubahan registrasi dan tipe pesawat
l. Semua Informasi/message disampailkan melalui telex, fax, dll. dengan segera ke unit terkait dan Airport tujuan.
5.10 Memonitor seluruh petugas operasional yang bertugas di pesawat untuk kegiatan ramp (departure & arrival), memastikan ketepatan dan keselamatan keberangkatan pesawat melalui radio atau MCTV/CCTV.
5.11 Memonitor pelayanan seluruh petugas operasional yang bertugas untuk kegiatan ramp, menhinformasikan ke seluruh unit terkait jika terjadi perubahan informasi khusus terkait dengan penanganan pelayanan.
5.12 Melengkapi dan melaporkan data operasional kepada Airlines. (Daily Jurnal Flight Report).
5.13 Mengkoordinasikan dengan fungsi-fungsi yang lain terhadap hal-hal khusus yang diperlukan (seperti pada : Flight Document, General Declaration, Request Meals) atau Informasi lainnya yang berkaitan dengan penerbangan tersebut.
5.14 Memastikan keberadaan Ground Support Equipment pada saat melayani suatu penerbangan sesuai dengan standar yang telah disepakati (mis. Ground Minimum Time)
5.15 Segera melakukan koordinasi dengan Airlines apabila terjadi penyimpangan penyimpangan yang berhubungan dengan masalah operasi.
5.16 Memonitor setiap telex yang masuk dan segera mengambil tindakan yang cepat dan akurat untuk menindaklanjuti secara proporsional informasi yang tercantum di telex tersebut.
5.17 Berkoordinasi dan berkomunikasi dengan Airlines untuk setiap message/telex yang diterima atau dikirim yang kegiatannya berhubungan dengan irregularities penerbangan atau yang berkaitan dengan kebijakan Airlines.
5.18 Memonilor segala aktivitas penumpang pada saat naik ke pesawat ataupun selama pesawat berada di ground.
5.19 Memastikan bahwa tidak ada ground equipment yang parkir di clear area pada saat pergerakan pasawat.
5.20 Mengadakan persiapan (informasi ke unit terkait) yang diperlukan untuk special transportation sesuai dengan permintaan Airlines dalam batas-batas yang memungkinkan.
5.21 Melaksanakan/mengikuti briefing-debriefing (intern/ekstern) dengan fungsi-fungsi lain seperti : Flight Dispatcher, Ramp Dispatcher, Load Control, Load Master, Pax/Bagg Staff, Cargo Staff,dll.
5.22 Melakukan koordinasi ‘informasi’ dari airlines dan jika diperlukan masukkan dalam flight information system.
5.23 Memastikan persiapan dan mengkoordinasikan jika ada perubahan jadwal baru atau perubahan jam dan secepatnya menginformasikan ke seluruh unit/bagian terkait tarmasuk pihak ketiga dari Airlines.
5.24 Mempersiapkan dan memeriksa seluruh fasilitas parkir pesawat dan posisi parkirnya (aerobridge, remote bay) berdasarkan urutan jadwal waktu keberangkatan.
5.25 Mengantisipasi dan mempersiapkan semua data secara manual apabila DCS system tidak bekerja sebagaimana mestinya (up & down) dan mengirimkan semua massage secara otomatis atau manual paling lama 5 menit sesudah keberangkatan pesawat.
5.26 Melaksanakan komunikasi dan koordinasi dengan Load Control dalam hal kelengkapan data/dokumen weight & balance mengacu kepada semua data terakhir.
5.27 Mempersiapkan Daily Journal Flight Report.
5.28 Tetap tenang dan yakin dalam menjawab setiap message yang diterima dan dikirim melalui company chanel dari/ke cockpit crew atau ke bagian terkait lainnya.
5.29 Mengkoordinasikan dengan ramp officer mengenai irregularities khususnya delay code, sebelum mangirimkan movement message.
5.30 Menentukan dan memutuskan nomor delay code jika ada beberapa penerbangan yang delay dan memastikan pengiriman departure message sesuai dengan format message airline
5.31 Membuat laporan melalui delay report jika ada keterlambatan lebih dari 15 menit dari jadwal yang telah ditetapkan (STD).
5.32 Memastikan pemeriksaan, tidak ada lagi kegiatan di area pesawat menjelang waktu keberangkatan (pada saat “last passanger door closed")
5.33 Mencatat semua kegiatan dengan menyimpan semua data dalam “daily journal flight report” secara baik dan benar.
5.34 Tidak boleh melakukan kesalahan pada pengisian kolom-kolom “daily journal flight report” dan harus ditandatangani oleh Supervisor Station Operation Control dan dikirimkan ke Arline untuk ditandatangani.
5.35 Melaksanakan de-briefing mengenai masalah-masalah operasi untuk petugas pada shift berikutnya.